Ako GDPR ovplyvňuje papierové dokumenty
GDPR má veľký vplyv na spôsob riadenia a prácu s osobnými údajmi. Pokiaľ sa nerešpektuje GDPR, významné regulačné orgány majú právo ukladať sankcie. Podnikatelia by nemali zabúdať na zabezpečenie nielen údajov na internete ale aj papierových dokumentov. GDPR je ochrana osobných údajov, čo sú citlivé informácie, ktoré slúžia na identifikáciu osôb. Tieto GDPR dokumenty sa môžu spracovávať len so súhlasom danej osoby.
Kde máte údaje ?
Právo na vymazanie uvádza, že všeobecná zásada, ktorá je základom tohto práva, je umožniť jednotlivcovi požiadať o vymazanie alebo odstránenie osobných údajov, ak neexistuje žiadny dôvod na jeho ďalšie spracovanie.
Chráňte GDPR dokumenty
Cieľom GDPR je predovšetkým ochrana osobných údajov. Môže sa stať, že sa papierové dokumenty sa ľahko dostanú do zlých rúk čo môže viesť k porušeniu údajov. Akákoľvek preprava údajov by sa mala považovať za hrozbu pre bezpečnosť informácii. Stačí malá chyba a ste bez všetkých potrebných dokumentov.
Ako dokumenty ochrániť?
GDPR uvádza, že osobné údaje musia byť zabezpečené vo forme, ktorá umožňuje identifikáciu dotknutých osôb iba dlhšie, ako je to nevyhnutné na účely, na ktoré sa spracúvajú osobné údaje. Písanie záznamov v papierovej podobe podľa pokynov GDPR je komplikované a časovo náročné, avšak existuje aj jednoduchšia cesta ako napríklad digitalizácia, skenovanie dokumentov alebo správa dokumentov online pomocou programov na to určených.
Ktoré dokumenty zlikvidovať, a ktoré si môžete ponechať ?
Likvidácia osobných údajov je zničenie dokumentu, ktorý obsahuje osobné údaje v takej miere, z ktorej už nie je možné údaje reprodukovať.
Tajné dokumenty
Jedná sa o vysoko citlivé dokumenty, ktoré majú význam pre spoločnosť a ich prípadné zneužitie by mohlo viesť k škodám značného rozsahu.
Koľko kópií dokumentov existuje ?
Je možné, že dokumenty môžu mať viacero kópií. Najväčšími hrozbami pre najbezpečnejšiu politiku ukladania informácií je duplicita na tlačiarni, neisté vyradenie dokumentov a odstránenie dokumentov z budovy. Ľudská manipulácia s dokumentmi môžu viesť k úplnému nedostatku kontroly dokumentov, čo privádza organizáciu k porušovaniu údajov.
GDPR dokumenty
-Smernica pripravená v súlade s nariadením EÚ 2016/679 GDPR
-Písomný súhlas so spracovaním osobných údajov
-Zoznamy spracovateľských činnostiach
-Spracovanie osobných údajov sprostredkovateľom
-Zásady spracovania osobných údajov
-Zoznam krokov, ktoré je potrebné vykonať ak prevádzkujete eShop
-Odporúčania a usmernenie, ktoré treba uskutočniť
-Zoznam právnych základov